Sistema per la gestione dei progetti della Rete Civica del Comune di Modena

Il software  si basa su una metodologia "agile" per la gestione dei progetti e presuppone una interazione continuativa con tutti gli attori che contribuiscono alla realizzazione del prodotto. In particolare prevede la possibilità di far inserire direttamente al "committente" proprie specifiche funzionali e segnalare eventuali problematiche e malfunzionamenti (questa funzionalità per ora è stata implementata solo in alcuni progetti).

Per approfondire la metodologia  è possibile leggere la documentazione in inglese. Occorre tenere presente che il soft nasce per essere usato da aziende che producono nel campo informatico, quindi a volta l'impostazione può apparire molto commerciale.

Il software prevede varie dimensioni logiche per ogni singolo progetto. Poichè non sono scontate conviene comprenderne a fondo la logica e le personalizzazioni effettuate.

Gli elementi di un progetto secondo la metodologia di extreme management

Il progetto (Project) con la sua eventuale breve descrizione (intesa come sottotitolo) e la durata in termini di ore stimate.

L'offerta (Offer)- QUESTO OGGETTO NON VIENE USATO DAL COMUNE DI MODENA (Motivazioni:  I campi sono ripetitivi; la descrizione del progetto è più utile che sia  messa nelle specifiche, quindi l'unica cosa che serve inserire da qualche altra parte sono i riferimenti del committente, che troveranno posto nel campo descrizione della fase. Inoltre il campo Kupu dell'offerta, quando vi si inserirscono delle specifiche si comporta in modo strano, modificando in malo modo l'impaginazione).

Le fasi (Iteration) - si tratta di un'entità che ha un valore prettamente temporale. Nell'uso aziendale corrisponderebbe indicativamente ad un ciclo di lavorazione fatturabile. Nell'esperienza modenese gran parte dei progetti ha una sola fase. Nel caso di progetti lunghi e complessi viene sfruttat anche questa dimensione. La fase richiede l'inserimento di un titolo, un eventuale sottotitolo, le date di inizio e fine  e la stima delle ore di lavorazione necessarie. Nel caso di progetti monofase questi elementi sono gli stessi del progetto, e purtroppo debbono essere ripetuti. Nel campo "descrizione" vanno inseriti i riferimenti del committente.

Le specifiche (Story) - si tratta delle diverse funzionalità che deve possedere il prodotto. E' una delle dimensioni più importanti, che nella metodologia si presuppone debba essere individuata con un forte coinvolgimento del committente. In pratica occorre immaginare gli scenari d'uso, le funzioni che il prodotto deve possedere. Queste specifiche saranno poi tradotte in singoli task attribuiti alle diverse persone del gruppo. Un esempio potrebbe essere, per un sito già esistente: il visitatore del sito deve potersi iscrivere ad una newsletter di Unox1. I task saranno:

1. creazione della newsletter su Unox1
2. predisposizione di una portlet Plone che generi un box
3. scrittura di una pagina che spieghi che si sta per essere collegati al sistema Unox1

Tendenzialmente, per progetti nuovi, le specifiche dovrebbero corrispondere ad unità di lavorazione e task interconnessi che tendono a chiudersi più o meno insieme. Lo stato di lavorazione delle specifiche fornisce lo stato di avanzamento del progetto, ed è reso visibile in formato grafico e %  a livello di pagina iniziale del  progetto. Il campo "testo" dell'oggetto specifica viene usato per tutte le annotazioni relative al progetto, i contatti con il committente e gli eventuali accordi presi che poi si tramuteranno in task.

I task - sono le singole parti di lavorazione che debbono essere attribuite al personale del gruppo. Un task puo' essere attribuito a più persone e il sistema divide automaticamente le ore fra di loro. Quando si inserisce un task occorre prevederne il tempo in ore e assegnarlo a qualcuno. Ciò che viene rendicontato del progetto sono le ore lavorate ai singoli task.

L'Issue Tracker o PoiTask - si tratta di un ulteriore livello di task più granulare e molto utile per le segnalazioni di problemi, malfunzionamenti, errori. Viene attivato a livello di progetto e consente un tracking puntuale delle segnalazioni. (N.B. Attenzione, il titolo dell'Issue Tracker deve essere "issues" altrimenti non viene visualizzato nel menu di sinistra "Project links"). L'issue tracker viene attivato solo per i progetti piu' lunghi e impegnativi.

Altre funzionalità, ovvero tutto ciò che si può fare relativamente ad un progetto

Inserire allegati e documenti correlati ad un progetto. Inserendoli quando ci si trova nella home page del progetto,  nella colonna di sinistra viene visualizzata una voce "attachments" nel box "Project Links". Qui saranno raccolti tutti i documenti correlati al progetto.

Assegnare ore effettivamente lavorate su un task. Questa funzione è molto importante perchè consente di generare un computo complessivo del costo di un progetto in termini di tempo speso dal gruppo per realizzare qualcosa.

 Monitorare lo stato di avanzamento delle segnalazioni di problemi (issue tracker). E' possibile configurare le  "viste" della propria bacheca personale inserendo una i più funzionalità. Fra queste c'e' la possibilità di visualizzare i feed rss generati dall'issue tracker di un progetto, in modo da avere una vista d'insieme di tutti i problemi rilevati. (N.B. Questa funzionalità per i momento non è disponibile per problemi al formato del feed generato dall'issue tracker)

Nel caso di attività ripetitive e standardizzate non occorre inserire per ognuna un nuovo progetto. Molto piu' semplicemente si definiranno: un solo progetto complessivo; più fasi nell'arco dell'anno in modo da avere una visione dello stato di avanzamento lavori; una sola specifica che identifica il tipo di prodotto generale; un task per ogni prodotto realizzato. A Modena questa modalità semplificata viene applicata ad attività standardizzate come i banner flash per la rete civica e le animazioni per il circuito MoTV.

Lista degli interventi fatti sul codice originario, ordinati per rilevanza:

- cruscotto allocazione progetti e chiusura progetti realizzato utilizzando le API di Google Chart
- feature: traduzioni italiano Products.eXtermeManagement (con una particolare attenzione all'utilizzo di termini comprensibili a tutti)
- feature: link al report per utente nella pagina employees
- bug fix: Products.eXtermeManagement relativi alla gestione di gruppi di sicurezza annidati
- gestione documentazione con PloneHelpCenter
- gestione case study, attualmente non utilizzato

Riferimenti bibliografici:

Extreme Programming:
http://en.wikipedia.org/wiki/Extreme_project_management
http://www.c2.com/cgi/wiki?ExtremeProgrammingRoadmap
http://www.c2.com/cgi/wiki?AdoptVsAdapt
http://en.wikipedia.org/wiki/Extreme_Programming
http://it.wikipedia.org/wiki/Extreme_Programming

products.extrememanagement:
http://plone.org/products/extreme-management-tool/documentation/tutorial/extreme-management-getting-started
http://plone.org/products/extreme-management-tool/documentation/tutorial/introduction-of-extreme-programming
http://maurits.vanrees.org/studie/new-technologies-for-extrememanagement.pdf